L’AFD et Expertise France recherche un(e) Assistant(e) / Réceptionniste

La direction régionale des Andes de l’Agence Française de Développement et Expertise France recherche un(e) Assistant (e) / Réceptionniste à Bogota.

INTITULE DU POSTE : Assistant (e) / Réceptionniste

EXPERIENCE RECHERCHEE :

QUALITES PERSONNELLES

- Sens de l’organisation et de la structuration du travail
- Discrétion et bon usage d’informations et données confidentielles
- Excellent relationnel

ETUDES

- Niveau d’études supérieures : Formation en gestion
- Maîtrise du Français, excellent niveau d’Espagnol et connaissance d’Anglais sera
apprécié.
- Expérience dans un poste similaire
- Connaissances en informatique : environnement Windows, notamment EXCEL

DESCRIPTION DU POSTE

• Assurer le rôle d’assistante et de réceptionniste pour Expertise France (EF) et pour la Direction Régionale Andes de l’AFD (DR).
- Assister Expertise France et l’équipe locale de la direction régionale dans la logistique des missions locales et internationales.
- Contribuer à la gestion administrative et financière d’EF et de la DR.

Principales Tâches :

1. Prendre en charge et traiter l’ensemble des sollicitations destinées à la direction régionale et des chargés de missions dans le respect de la plus grande confidentialité :

- Réceptionner les appels téléphoniques, et assurer le filtrage et la transmission.
- Prendre en charge les visiteurs et les diriger selon la demande de leur interlocuteur.
- Réceptionner, dépouiller, trier le courrier (papier et boite mail générique), le transmettre aux responsables concernés ou répondre directement, en tenant à jour le dossier "chrono" de correspondance du bureau.

2. Secrétariat de direction et des chargés de mission :

- Organiser et/ou préparer la logistique des réunions de travail et des formations (préparation de salles, prise des rendez-vous...), petit-déjeuners, déjeuners, réunions
- Révision, mise à jour de l’agenda de la direction régionale
- Gestion des contacts internes et externes, fournisseurs, commerciaux, listes d’invités, cartes de vœux, vie sociale de l’agence.

3. Organisation et suivi des déplacements des agents EF et des agents locaux de la DR (sièges, séminaires, formations, missions internes ou externes pour les SAM y compris le directeur) :

- Coordonner les planning de missions et agendas de rendez-vous.
- Gérer et faire les documents préparatoires (Ordres de Mission, planning, etc..)
- Organiser l’accueil aéroport (arrivée et départ) et les transports locaux / internationaux.
- Réserver les chambres d’hôtel et le cas échéant les salles de réunion.
- S’assurer des accord nécessaires préalables aux missions, selon les procédures sécurité en place.
- Préparer les ordres de mission.

4. Gérer la logistique de la direction régionale :

- Contribuer à l’organisation des événements de l’agence (invitations, logistique, etc.)
- Assurer le suivi de certains contrats de prestations nécessaires au bon fonctionnement de l’agence.
- Gérer l’agenda du chauffeur et faire le suivi des horaires hebdomadaires sur tableau excel - Gérer des documents divers (contrôle des absences, suivi des missions, etc.)

5- Assurer le suivi d’après-mission pour les agents locaux de la DR et les agents EF :

recueillir les justificatifs, faire le calcul des frais de mission et indemnités journalières, organiser ces justificatifs dans le dossier numérique pertinent afin de le mettre à jour de façon régulière.

6- Gestion financière :

- Assurer la gestion et le suivi financier de la caisse locale d’EF.
- Assurer l’ensemble des paiements d’EF.
- Trier et archiver les justificatifs d’EF.
- Planifier et faire le suivi des dépenses d’EF.
- Assurer le reporting financier au siège d’EF.
- En cas d’absence de l’agent de logistique de la DR, assurer son intérim pour la gestion de la caisse espèces de la DR.

7- Appuyer EF pour le lancement de marchés publics selon les procédures en vigueur, préparation des contrats, suivi des validations, etc.

8- Organiser l’archivage de l’ensemble des documents contractuels et financiers d’EF, appuyer l’organisation éventuelle d’audits financiers et assurer le flux d’information avec les fonctions support du siège d’EF.

9- Réceptionner les factures de la direction régionale et d’EF afin de les transmettre au back office, une fois par semaine.

10- En cas d’absence de l’assistance de direction / middle office, assurer son intérim. NIVEAU DE REMUNERATION MENSUELLE BRUTE : A DEFINIR

AVANTAGES :

- - Mutuelle internationale + service d’ambulance (Emermédica)
- - 1 prime de performance annuelle additionnelle aux primes légales colombiennes - - Tickets restaurants mensuels

CONDITIONS MATERIELLES DU RECRUTEMENT
 :

- Entretien des candidats présélectionnés avec le Directeur Régionale pays Andine et la Représentante d’Expertise France.

- Les candidats non colombiens doivent être titulaires d’une carte de séjour les autorisant à travailler.

- Recrutement à compter du 15 avril 2020.

Adresser un CV ainsi qu’une lettre de motivation jusqu’au 25 Mars 2020 aux adresses électroniques suivantes : DRzoneAndine@afd.fr ; murielle.gurtner@expertisefrance.fr et nunezl@afd.fr
PDF - 82.3 ko
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publié le 04/03/2020

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